Die Erstellung eines Serienmailings erlaubt Ihnen eCards, zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt, jährlich zu versenden. Automatisierte Mailings werden so an wichtigen Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen an Mitarbeiter, Kunden oder Partner gesendet.
Serienmailing aktivieren
Das Serienmailing aktivieren Sie unter Administration -> Einstellungen -> Funktionen.
Setzen Sie nun bei Serienmailing aktivieren einen Haken.
Serienmailing erstellen
Um ein Serienmailing zu erstellen, wählen Sie links im Menü Mailing > Serienmailing erstellen.
Der Ablauf gleicht in den Schritten der Erstellung eines normalen Mailings.
- eCard Vorlage aus vorgegebener Liste auswählen
- Empfänger(gruppen) aus Adressbuch auswählen
- Personalisierten Grußtext schreiben und formatieren
- Versandübersicht ansehen und prüfen
Die einzigen beiden Unterschiede ergeben sich im letzten Schritt:
Hier haben Sie zum einen die Möglichkeit ein Enddatum für Ihr Serienmailing festzulegen. Falls dies gewünscht ist, setzen Sie das Häkchen bei „Enddatum aktivieren„. Daraufhin erscheint das Feld, in dem Sie erwähntes Enddatum festlegen können.
Zum anderen setzen Sie das Versand-Datum anhand eines Datumsfeldes, welches sich auf die Empfängerdaten bezieht, fest.
Diese Empfängerdaten werden bei der Erstellung eines neuen Kontaktes definiert.
Hier kann beispielsweise ein Feld für das Geburtsdatum ausgefüllt werden, sodass das Serienmailing jedes Jahr automatisch Glückwünsche per eCard versendet. Eine genauere Anleitung zum Anlegen einzelner Kontakte finden Sie hier.
Zusätzliche Empfängerfelder für ein Serienmailing hinzufügen
Falls andere Daten, als die Geburtstage Ihrer Kontakte, zum Versenden von Serienmails genutzt werden sollen, muss jeweils ein zusätzliches Empfängerfeld zum Adressbuch hinzugefügt werden.
Bsp. 1:
Wollen Sie z.B eCards zum jährlichen Firmenjubiläum versenden, würden Sie im Menü unter Einstellungen > Erweitert > Weitere Empfängerfelder ein neues Feld namens „Firmenjubiläum“ hinzufügen.
Bsp. 2
Wollen Sie z.B. alle drei Monate eine eCard als Reminder versenden, erstellen Sie vier Serienmailings, die jeweils einmal jährlich rausgehen. Jedes dieser Mailing benötigt ein eigenes, neues Empfängerfeld mit festem Versanddatum. Unter Einstellungen > Erweitert > Weitere Empfängerfelder können diese „Versand Q1„, „Versand Q2“ usw. benannt werden.
Die neuen Empfängerfelder werden dann beim zukünftigen Anlegen von Kontakten im Adressbuch angezeigt und können wie auch Geburtstage, beim Import von Empfängerdaten, mit einem entsprechenden Datum versehen werden.
Einen ausführlichen Guide für das Hinzufügen neuer Empfängerfelder finden Sie hier.
Serienmailing verwalten
In der Versandübersicht werden die Serienmailings anschließend getrennt von den Standard-Mailings aufgelistet, sodass man immer die Übersicht über die anstehenden Serienmailings behält.
In der Detailansicht der einzelnen Mailings wird dabei das angegebene Geburtstag angezeigt, sowie das Versanddatum des nächsten Serienmailings.
Es ist nicht erforderlich dieses Datum immer wieder aufs neue zu aktualisieren. Dies wird automatisch vom Power eCard System übernommen, sobald das Serienmailing das nächste Mal versendet wird.
