Was sind Mailing-Einstellungen?
Mit den Mailing-Einstellungen steuern Sie, wie flexibel Ihre Benutzer beim Versand von eCards arbeiten können. Dabei geht es nicht nur um Textanpassungen, sondern auch um wichtige Aspekte wie Datenschutz, Corporate Design und Kommunikationssicherheit.
Unternehmen können so festlegen, ob Mitarbeiter nur vorbereitete Vorlagen versenden oder ob sie Texte individuell anpassen dürfen. Das sorgt für eine klare Rollenverteilung:
- Marketing & Kommunikation behalten die Kontrolle über Tonalität und Design.
- Mitarbeiter & Absender haben – je nach Freigabe – genug Spielraum für persönliche Ansprache.
Das Ziel: Eine einheitliche Markenkommunikation, die trotzdem persönliche Grüße ermöglicht.
In diesem Guide erfahren Sie, welche Optionen es gibt, wie sie funktionieren und in welchen Szenarien sich welche Einstellung am besten einsetzen lässt.
Die vier Bearbeitungsoptionen im Überblick
Möglichkeit 1: Bearbeitung des E-Mail-Textes zulassen
Was bedeutet das?
Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer den E-Mail-Text während des Mailings individuell anpassen – also Anrede, Grußtext und Grußformel in der E-Mail, die zusammen mit der eCard verschickt wird.
Damit lässt sich die Nachricht deutlich persönlicher gestalten oder sogar komplett ohne eCard-Link verschicken (z. B. bei reinen Textmailings).
Wann einsetzen?
Diese Option eignet sich unter anderem, wenn Absender ihre E-Mails flexibel an unterschiedliche Empfängergruppen anpassen sollen – zum Beispiel mit einer individuellen Anrede oder einem personalisierten Grußtext. Sie ist außerdem ideal für Fälle, in denen Unternehmen nur eine E-Mail ohne eCard versenden möchten. Dafür muss lediglich der eCard-Marker in der E-Mail entfernt werden.
Wie einsetzen?
Unter Gruß- und Weihnachtskarten > eCards klicken Sie beim gewünschten Motiv auf das blaue Stift-Icon, um die allgemeinen Einstellungen der eCard zu öffnen. Danach wählen Sie das grüne Stift-Icon mit der Aufschrift „Einstellungen bearbeiten“.
Im Bereich Mailing-Einstellungen setzen Sie den Haken bei „Bearbeitung des E-Mail-Textes zulassen“. Dadurch können Benutzer während des Versandprozesses den E-Mail-Text individuell anpassen – also Anrede, Grußtext und Grußformel.
Möglichkeit 2: Bearbeitung des eCard-Textes zulassen
Was bedeutet das?
Mit dieser Option können Benutzer den Text innerhalb der eCard selbst anpassen – also Anrede, Haupttext und Grußformel, die direkt auf der digitalen Karte erscheinen. Das ermöglicht es, die inhaltliche Gestaltung flexibler zu handhaben, ohne dass Design oder Layout der Karte verändert werden.diese Option aktiviert ist, können Benutzer den Text direkt in der eCard während des Mailings
Wann einsetzen?
Diese Einstellung eignet sich, wenn Absender die Möglichkeit haben sollen, den Kartentext auf einzelne Empfänger oder Zielgruppen zuzuschneiden – beispielsweise für persönliche Neujahrs- oder Weihnachtsgrüße, bei denen der Wortlaut variieren darf. Damit lässt sich die Botschaft nicht nur individueller, sondern auch passgenauer an verschiedene Zielgruppen kommunizieren – etwa Kunden, Partner oder interne Mitarbeiter.
Wie einsetzen?
Unter Gruß- und Weihnachtskarten > eCards klicken Sie beim gewünschten Motiv auf das blaue Stift-Icon, um die allgemeinen Einstellungen der eCard zu öffnen. Danach wählen Sie das grüne Stift-Icon mit der Aufschrift „Einstellungen bearbeiten“.
Im Bereich Mailing-Einstellungen setzen Sie den Haken bei „Bearbeitung des eCard-Textes zulassen“. Dadurch können Benutzer während des Versandprozesses den eCard-Text individuell anpassen.
Möglichkeit 3: Bearbeitung der Personalisierung sperren
Was bedeutet das?
Diese Option greift nur, wenn zuvor die Bearbeitung des eCard-Textes (Möglichkeit 2) zugelassen wurde. In diesem Fall können Benutzer zwar weiterhin den Grußtext innerhalb der eCard frei bearbeiten, jedoch bleiben die vordefinierten Personalisierungsmarker – also Anrede (z. B. „Sehr geehrte Frau Müller“) und Grußformel (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“) – unveränderbar. So wird sichergestellt, dass zentrale Elemente wie Ansprache und Absender stets einheitlich und im gewünschten Corporate Wording bleiben.
Wann einsetzen?
Diese Einstellung eignet sich, wenn Unternehmen Wert auf eine konsistente und markenkonforme Ansprache legen, gleichzeitig aber Spielraum für individuelle Nachrichten geben möchten. Typische Szenarien sind z. B. internationale Mailings mit einheitlicher Anrede in verschiedenen Sprachen, bei denen der persönliche Kartentext dennoch variieren darf.
Wie einsetzen?
Unter Gruß- und Weihnachtskarten > eCards klicken Sie beim gewünschten Motiv auf das blaue Stift-Icon, um die allgemeinen Einstellungen der eCard zu öffnen. Danach wählen Sie das grüne Stift-Icon mit der Aufschrift „Einstellungen bearbeiten“.
Im Bereich Mailing-Einstellungen setzen Sie den Haken bei „Bearbeitung der Personalisierung sperren“. Dadurch können Benutzer während des Mailings lediglich den Grußtext innerhalb der eCard bearbeiten.
Möglichkeit 4: Keine Option aktivieren
Was bedeutet das?
Wenn keine der Bearbeitungsoptionen aktiviert ist, können Benutzer während des Versandprozesses keinerlei Inhalte anpassen. Sie versenden lediglich die vordefinierte Vorlage – sowohl E-Mail-Text als auch eCard-Text bleiben unverändert.
Wann einsetzen?
Diese Einstellung eignet sich, wenn Unternehmen maximale Kontrolle über Inhalte, Corporate Design und Compliance gewährleisten möchten. Typische Anwendungsfälle sind HR-Kommunikation oder offizielle Mitteilungen, die nicht individuell angepasst werden dürfen, aber dennoch von den Benutzern an ihre persönlichen Kontakte versendet werden sollen.
Wie einsetzen?
Unter Gruß- und Weihnachtskarten > eCards klicken Sie beim gewünschten Motiv auf das blaue Stift-Icon, um die allgemeinen Einstellungen der eCard zu öffnen. Danach wählen Sie das grüne Stift-Icon mit der Aufschrift „Einstellungen bearbeiten“.
Im Bereich Mailing-Einstellungen entfernen Sie den automatisch gesetzten Haken bei „Bearbeitung des eCard Textes zulassen“. Nun können weder der Inhalt der E-Mail noch der eCard während des Mailings vom User bearbeitet werden.
Best Practices: Welche Mailing-Einstellung passt zu welchem Szenario?
Damit Sie die Mailing-Einstellungen im Arbeitsalltag gezielt einsetzen können, haben wir einige typische Anwendungsfälle zusammengestellt. So erkennen Sie schnell, welche Option für Ihr Vorhaben am besten geeignet ist.
Beispiel zu Möglichkeit 1: Einladung an Geschäftspartner mit personalisiertem Begleittext
Wenn Sie eine Einladung an Geschäftspartner versenden, können Sie mit dieser Einstellung den E-Mail-Text individuell anpassen – etwa die Anrede, den Begleittext oder die Grußformel.
Vorteil: So wirkt Ihre Nachricht persönlicher und hebt sich von standardisierten Rundmails ab. Besonders hilfreich ist dies, wenn Sie unterschiedliche Empfängergruppen direkt und gezielt ansprechen möchten.
Beispiel zu Möglichkeit 2: Weihnachts- oder Neujahrsgrüße mit individuellem Teamtext
Wenn Sie saisonale Grüße wie Weihnachts- oder Neujahrsbotschaften versenden, können Sie den Text in der eCard flexibel anpassen. Dadurch lassen sich persönliche Worte des Teams oder individuelle Jahresrückblicke integrieren.
Vorteil: Ihre Grüße wirken authentisch und nahbar, ohne dass das visuelle Layout oder das Corporate Design verändert werden.
Beispiel zu Möglichkeit 3: Internationale Mailings mit standardisierter Ansprache
Wenn Sie ein Mailing an Empfänger in verschiedenen Ländern oder Abteilungen versenden, können Sie mit dieser Einstellung die Anrede- und Grußformeln fixieren. Nur der eigentliche Grußtext bleibt editierbar.
Vorteil: Sie stellen eine einheitliche und markenkonforme Ansprache sicher, während dennoch Raum für länderspezifische oder inhaltliche Anpassungen bleibt.
Beispiel zu Möglichkeit 4: HR-Kommunikation mit festgelegten Inhalten
Wenn Sie interne Mitteilungen oder rechtlich verbindliche Informationen verschicken, können Benutzer mit dieser Einstellung keinerlei Änderungen am Text vornehmen. Sie versenden ausschließlich die vorbereitete Vorlage an ihre Kontakte.
Vorteil: Sie behalten die volle Kontrolle über Inhalte, Corporate Design und Compliance und stellen sicher, dass alle Empfänger dieselbe geprüfte Botschaft erhalten.
