Mit Power eCard können Sie nicht nur digitale Einladungen professionell gestalten und versenden, sondern auch den gesamten Einladungsprozess effizient organisieren. Erstellen Sie individuelle Antwortformulare, verwalten Sie Ihre Gästelisten, und behalten Sie jederzeit den Überblick über Zu- und Absagen.
In diesem Guide zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Events anlegen, individuelle Formulare erstellen, Einladungen versenden und Gästelisten pflegen – damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.
Oder lernen Sie die neuen Features direkt im Video kennen – erklärt von Power eCard Gründer Timm Dollinger:
Neue Menüstruktur
Um Ihnen einen effizienteren und übersichtlicheren Arbeitsablauf zu ermöglichen, haben wir die Menüstruktur optimiert: Einladungen werden ab sofort getrennt von den „klassischen“ Gruß- und Weihnachtskarten verwaltet. Unter „Gruß- & Weihnachtskarten“ finden Sie ab sofort die Bereiche Mailings, Teilen und eCards. Das Adressbuch sowie der Bereich Account & Abrechnungen bleiben auf der ersten Menüebene.
Der neue Menüpunkt „Eventeinladungen“ bündelt alle Einladungsprojekte – unabhängig vom Anlass – sowie das zugehörige Gästefeedback.
Der Bereich „Kommunikation & Gäste“ bietet Ihnen eine zentrale Übersicht aller angelegten Events (z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier). Dort können Sie sowohl die Eventdetails als auch die jeweilige Gästeliste und die zugehörige Kommunikation einsehen und bearbeiten.
Im Bereich „Einladungsvorlagen“ verwalten Sie – analog zum Bereich „eCards verwalten“ – alle bestehenden Einladungskarten und können neue Einladungen erstellen und gestalten.
Neue Benutzerrolle: Eventmanager
Mit der neuen Rolle „Eventmanager“ steht Ihnen ab sofort eine zusätzliche Benutzerrolle zur Verfügung.
Eventmanager verfügen über alle regulären Nutzerrechte und erhalten darüber hinaus Zugriff auf den Bereich „Kommunikation & Gäste“. Damit können sie Gästelisten verwalten, Events erstellen und bearbeiten sowie Kommunikationsmaßnahmen umsetzen.
| Rolle | Mailing | Adressbuch | Gästeliste | Motiverstellung | Benutzeradmin. | Protokolle |
| User | ✔️ | ✔️ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Eventmanager | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Editor | ✔️ | ✔️ | ❌ | ✔️ | ❌ | ❌ |
| Publisher | ✔️ | ✔️ | ❌ | ✔️ | ✔️ | ❌ |
| Datenschutz- beauftragter | ❌ | ✔️ | ❌ | ❌ | ❌ | ✔️ |
| Administrator | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ❌ |
In diesen Guides erfahren Sie, wie Sie einzelne Benutzer manuell anlegen, Benutzerlisten importieren und welche Berechtigungen den jeweiligen Rollen zugewiesen sind:
Bereich Kommunikation & Gäste
Events
Jedes Event, das Sie im System anlegen, steht für eine Veranstaltung, deren gesamte Kommunikation Sie zentral verwalten können. Nach dem Anlegen eines Events haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Einladungen und Mailings im Namen dieses Events zu erstellen und zu versenden.
Neues Event erstellen
Um ein neues Event anzulegen, wählen Sie im Menü den Bereich Eventeinladungen > Kommunikation & Gäste und klicken dort auf „Neues Event erstellen“.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie wichtige Details wie Eventname, Beschreibung sowie Beginn und Ende des Events eingeben können. Diese Informationen dienen ausschließlich Ihrer internen Organisation und sind für Ihre Gäste nicht sichtbar.
Details des Events bearbeiten
Möchten Sie bereits erfasste Daten bearbeiten oder ergänzen, können Sie dies jederzeit unter Eventeinladungen > Kommunikation & Gäste tun. In der Eventübersicht klicken Sie hierzu beim entsprechenden Event auf den blauen Button mit dem Stift-Symbol. Dadurch öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung der Eventdetails erneut.
Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern.
Übersicht der Kommunikation
Wenn Sie auf den Namen eines Ihrer erstellten Events klicken, gelangen Sie zur Detailseite des jeweiligen Events. Dort erhalten Sie eine umfassende Übersicht aller versendeten Einladungen und Mailings zu diesem Event.
Die Übersicht enthält folgende Informationen:
- Kartenvorlage: Zeigt die für das Mailing verwendete Einladungskarte
- Kanal: Gibt an, ob die Einladung per E-Mail oder über einen geteilten Link versendet wurde
- Status: Aktueller Stand der jeweiligen Kommunikation
- Vorschau: Zeigt eine Miniaturansicht der versendeten Karte
- Auswertung: Überblick über Öffnungsraten und Rückmeldungen
- Erstellungsdatum: Zeitpunkt der Erstellung der Kommunikation
Am rechten Rand jeder Kommunikation stehen Ihnen je nach Kanal weitere Funktionen zur Verfügung:
- Blauer Button (Feedback-Symbol, gilt nur für Links): Öffnet die gesammelten Rückmeldungen Ihrer Gäste für diese Kommunikation
- Roter Button (Papierkorb-Symbol): Löscht die entsprechende Kommunikation
Neue Kommunikation erstellen
Wenn Sie eine neue Einladung versenden bzw. eine neue Kommunikation erstellen möchten, können Sie zwischen zwei Versandoptionen wählen: E-Mail oder Link.
- Versand per E-Mail empfiehlt sich, wenn Ihnen die Kontaktdaten Ihrer Gäste vorliegen und Sie diese inklusive persönlicher Ansprache auch persönlich einladen möchten.
- Versand per Link ist ideal, wenn es sich um eine allgemeine, offene Einladung ohne individuellen Empfänger handelt. In diesem Fall können Sie den Link zur Einladung beispielsweise über Ihre Social-Media-Kanäle, in Ihrem Intranet oder per Rundmail teilen.
E-Mail versenden
Wenn Sie „Einladung per E-Mail senden“ auswählen, folgen Sie den gleichen Schritten zur Kartenauswahl und zum Versand wie bei den regulären eCards. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie im separaten Guide „Neues Mailing erstellen“.
Gästeliste vs. Adressbuch
Beim Erstellen einer Eventkommunikation haben Sie – im Gegensatz zum regulären eCard-Versand – die Wahl, ob Sie Empfänger aus Ihrem Adressbuch oder aus der Gästeliste auswählen möchten.
- Adressbuch:
Enthält alle Kontakte, die in Ihrem Benutzerkonto gespeichert sind. Dieses nutzen Sie sowohl für den Versand regulärer Grußkarten als auch für Einladungen zu Events. - Gästeliste:
Die Gästeliste eines Events umfasst alle Empfänger, die bereits eine Einladung erhalten haben – unabhängig davon, ob diese zugesagt, abgesagt oder noch keine Rückmeldung gegeben haben. Mit einfachen Filtern können Sie die Empfänger gezielt erneut kontaktieren, beispielsweise für eine finale Erinnerung mit Veranstaltungsdetails an alle bestätigten Teilnehmer oder eine freundliche Erinnerung an die Einladung für alle Empfänger, die sich noch nicht zurückgemeldet haben.
Ziel und Nutzen der Gästeliste:
Die Gästeliste erleichtert es Ihnen, mit allen eingeladenen Gästen in Kontakt zu bleiben. So können Sie z. B. weitere Informationen zum Event versenden oder gezielt Rückfragen stellen.
Zusammengefasst:
- Adressbuch: Alle gespeicherten Kontakte Ihres Benutzerkontos
- Gästeliste: Alle Rückmeldungen zu den Einladungen dieses Events
Link teilen
Wenn Sie „Link zu Landingpage teilen“ auswählen, folgen Sie dem Ihnen bereits bekannten Ablauf zum Teilen einer eCard. Sie erhalten einen individuellen Link zu Ihrer gewählten Einladungsvorlage. Über diesen Link können Interessierte die Einladung aufrufen, das Formular ausfüllen und ihr Feedback übermitteln.
Übersicht der Gästeliste
Wenn Sie auf den Namen eines Ihrer erstellten Events klicken, gelangen Sie zur Detailseite des jeweiligen Events. Dort können Sie über den Reiter „Gästeliste“ (hier blau markiert) von der Übersicht der versendeten Kommunikationen zur Gästeliste wechseln.
In der Gästeliste sehen Sie alle bislang eingegangenen Rückmeldungen – also alle Gäste, die für dieses Event zugesagt haben. Die angezeigten Informationen entsprechen den Angaben, die Sie zuvor in Ihrem Formular definiert haben, ergänzt um den jeweiligen Rückmeldestatus.
Sie können die gesamte Gästeliste jederzeit per Klick auf den blauen Button „Download“ als Excel-Datei herunterladen.
Bereich Einladungsvorlagen
Der Bereich „Einladungsvorlagen“ ist im Aufbau bewusst an den bekannten Bereich „eCards verwalten“ angelehnt. Um die Organisation rund um Einladungen übersichtlicher zu gestalten und Verwechslungen zu vermeiden, wurden Einladungen und Grußkarten in getrennte Bereiche unterteilt. Für Einladungen nutzen Sie daher den Bereich „Einladungsvorlagen“.
Variante 1: Leere Einladung/eCard erstellen & füllen
Um eine neue Einladungskarte – inklusive individuell anpassbarem Formular – zu erstellen, wählen Sie einfach die Option „Neue eCard erstellen“ und starten mit einer leeren Vorlage.
Wählen Sie nun das Template „Power eCard – Form Builder Template“ aus. Anschließend folgen Sie dem Ihnen bereits bekannten Ablauf zur Erstellung einer neuen eCard.
Der Unterschied zu anderen Templates: Dieses Template enthält bereits das zuvor beschriebene Formulartemplate. So können Sie Ihrer Einladung direkt ein individuell anpassbares Antwortformular hinzufügen.
Um Ihre erstellte eCard-Einladung zu gestalten – beispielsweise mit einem individuellen Header und persönlichem Einladungstext – folgen Sie bitte diesem Guide: „eCard im Live Editor erstellen“.
Sobald Sie die Einladung gestaltet haben, können Sie im nächsten Schritt mit der Erstellung des zugehörigen Feedback-Formulars beginnen.
Variante 2: Einladungsvorlage/eCard aus der Bibliothek anpassen
Sie können zudem eine bestehende Einladungsvorlage aus unserer Bibliothek auswählen und diese Karte inkl. Formular verwenden oder auf Ihre Anforderungen anpassen. Dafür wählen Sie einfach die Option „Einladungsvorlagen>Neue Einladung erstellen>Aus Power eCard Bibliothek“ und starten mit einer leeren Vorlage.
Nun filtern Sie oben rechts nach „Einladung“ und können sich eine zu bearbeitende Einladungsvorlage aussuchen. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in diesem Guide:
Funktionsweise Formular Editor
Um Ihre Einladung um ein individuelles Formular zu ergänzen, steht Ihnen der integrierte Formular-Editor zur Verfügung. Mit diesem Tool erstellen Sie passgenaue Formulare, die genau auf Ihr Event zugeschnitten sind – beispielsweise für Zu- und Absagen, Begleitpersonen oder individuelle Rückfragen.
Den Formular-Editor finden Sie direkt im vertrauten Live-Editor Ihrer eCard-Einladung über den blauen Button „Formular bearbeiten“ in der linken Leiste.
Variante 1: Fertige Formularvorlage nutzen
Sie haben die Möglichkeit, eine unserer fertigen Formularvorlagen zu nutzen. Klicken Sie dazu oben rechts im Formular-Editor auf den Button „Formularvorlagen“. Dort stehen Ihnen ansprechend gestaltete Designs für drei verschiedene Anlässe zur Verfügung – jeweils als offene Einladung oder mit Zu- und Absagefunktion.
Klicken Sie einfach die Vorlage an, die am besten zu Ihrer Veranstaltung passt. Das ausgewählte Formular wird direkt in den Editor geladen und kann bei Bedarf individuell angepasst werden.
Variante 2: Leeres Formular selbst gestalten
Im Formular Editor erstellen Sie nun Ihr individuelles Formular einfach per Drag-and-Drop. Ziehen Sie die gewünschten Elemente – beispielsweise Anrede, Vorname oder Nachname – aus der linken Seitenleiste in den Formularbereich und stellen Sie so Schritt für Schritt Ihr persönliches Formular zusammen.
Am Ende ergänzen Sie das Formular mit einem „Absenden“-Button, über den Ihre Gäste ihre Angaben übermitteln können. Alle verfügbaren Formularfelder finden Sie jederzeit übersichtlich in der linken Leiste des Editors.
Speichern Sie Ihre Änderungen über die Schaltfläche „Save“ oben rechts. Mit „Back“ gelangen Sie anschließend zurück in den Live-Editor Ihrer eCard.
Die Formularfelder lassen sich per Drag-and-Drop an die gewünschte Position innerhalb des Formulars ziehen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Elemente nicht völlig frei platziert werden können.
Sie können nur an den vorgesehenen Positionen eingefügt werden – diese erkennen Sie an der grünen Markierung „Hierhin ziehen“, die beim Überfahren mit der Maus (Hover-Effekt) angezeigt wird.
Speichern Sie Ihre Änderungen über die Schaltfläche „Save“ oben rechts. Mit „Back“ gelangen Sie anschließend zurück in den Live-Editor Ihrer eCard.
Einzelne Elemente
Die verfügbaren Elemente sowie die Funktionen des Formular-Editors sind übersichtlich in verschiedene Reiter unterteilt und lassen sich bei Bedarf schnell über das integrierte Suchfeld finden.
Die Elemente gliedern sich in folgende Kategorien:
- Power eCard Felder: Diese Auswahl umfasst bewährte Standardfelder, die erfahrungsgemäß in nahezu jedem Formular benötigt werden – darunter Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie der Absenden-Button. Beinhaltet ein Feld den Begriff „Teilnehmer“, ist dieses eng mit der Gästeliste verzahnt und vereinfacht die Darstellung der Rückmeldungen. Nutzen Sie daher bitte diese Felder, wenn Sie entsprechende Informationen abfragen möchten.
- Allgemeine Felder: Hier finden Sie zusätzliche Elemente, mit denen Sie individuelle Informationen von Ihren Gästen abfragen können. Beispielsweise können Sie mit dem „Select“-Element eine Auswahl zu Essenspräferenzen anbieten (z.B. Allesesser, vegetarisch, vegan).
- Layout: Über diesen Reiter steuern Sie die Gestaltung des Formulars. Sie können Überschriften und Absätze einfügen sowie bei Bedarf Bilder oder individuelle HTML-Inhalte integrieren, um das Formular optisch aufzuwerten.
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Best Practices: Welche Formularfelder wofür?
Während klassische Felder wie Überschrift, Absatz oder Textfeld meist selbsterklärend sind, sorgen andere Eingabetypen oft für Unsicherheit: Checkbox, Radio, Radiogruppe oder Multiselect sehen sich zum Teil ähnlich, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke.
In der folgenden Übersicht zeigen wir die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick – und erklären, wann welches Feld im Formular-Builder sinnvoll eingesetzt wird.
Formularelemente im Vergleich
| Feldtyp | Beschreibung | Einzelauswahl möglich | Mehrfachauswahl möglich | Typische Darstellung |
|---|---|---|---|---|
| Checkbox | Unabhängige Optionen – Nutzer kann eine, mehrere oder keine auswählen | ✅ (eine Checkbox) | ✅ (mehrere Checkboxen) | [ ] Option 1 [ ] Option 2 |
| Radio | Einzelne auswählbare Option, nur sinnvoll als Teil einer Radiogruppe | ❌ (nicht sinnvoll alleine) | ❌ | ○ Option A (Teil einer Gruppe) |
| Radiogruppe | Eine Auswahl aus mehreren Optionen – exklusive Auswahl | ✅ | ❌ | ○ Option A ○ Option B (nur 1 auswählbar) |
| Multiselect | Kompakter Dropdown mit der Möglichkeit, mehrere Einträge auszuwählen | ❌ | ✅ | ⬇ Auswahlmenü mit mehreren auswählbaren Einträgen |
Beispiele zur Verwendung in Einladungen
| Feldtyp | Beispielhafte Frage | Typische Optionen |
|---|---|---|
| ✅ Checkbox | „Ich bringe eine Begleitperson mit“ „Ich benötige barrierefreien Zugang“ | [ ] Ja |
| 🔘 Radiogruppe | „Welche Menüoption möchten Sie wählen?“ | ○ Vegetarisch ○ Vegan ○ Fleischgericht |
| 🔽 Multiselect | „An welchen Programmpunkten möchten Sie teilnehmen?“ | ▾ Begrüßung ▾ Workshop A ▾ Networking ▾ Abendessen |
Beispiel-Aufbau Formular
Ein Formular mit offener Anmeldung (kein Zu- und Absagemodul) kann beispielsweise wie folgt aufgebaut sein:
- Überschrift (H1)
Einführung oder Titel des Formulars - Absatz
Ergänzende Informationen oder Hinweise für die Gäste - Anrede Teilnehmer
Persönliche Ansprache der Gäste - Vorname / Nachname Teilnehmer
Abfrage der persönlichen Daten - E-Mail-Adresse Teilnehmer
Für die weitere Kommunikation und Bestätigung - Auswahlfeld (select)
Beispielsweise zur Abfrage der Essenspräferenz (z.B. Allesesser, vegetarisch, vegan) - Optionsfeld (radiogroup)
Abfrage, ob eine Begleitperson mitgebracht wird (Ja/Nein) - Begleitperson – wiederholbar
Erfassung der Daten der Begleitperson(en) - Absenden-Button
Abschluss und Übermittlung des Formulars
So entsteht letztendlich eine persönliche, maßgeschneiderte digitale Einladung, die innerhalb weniger Schritte genau die Daten abfragt, die für Event relevant sind.
